SYGES incontournable

21 mai 2009

Jean-Sébastien Dubé, Service de soutien à la formation

L'implantation du SYGES, le système de gestion des études supérieures, est maintenant complétée dans l'ensemble des facultés, de même qu'au Campus de Longueuil. Pour Denis Marceau, recteur adjoint et vice-recteur aux études supérieures et à la formation continue :«Le SYGES contribue au développement d'une culture institutionnelle des études supérieures, en ce sens que l'outil oblige les facultés à développer un langage commun.»

Le SYGES répond à un besoin croissant depuis une quinzaine d'années, soit celui d'assurer un meilleur suivi du cheminement des étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs, ce qui a pour effet de favoriser la persévérance aux études à ces niveaux. Le système garde trace du sujet de la maîtrise ou de la thèse, du directeur qui encadre un étudiant, de la progression de l'étudiant dans son programme, de la composition du jury et des évaluations qu'il doit rendre.

Le comité de travail qui a conçu le SYGES était composé de Sonia Morin, responsable du projet, de la chef de projet Nathalie Vanasse et des membres de son équipe, de Lise Charbonneau et de Nathalie Couture, respectivement adjointes aux vice-décanats à la recherche à la Faculté des sciences et à la Faculté des lettres et sciences humaines, ainsi que d'Hélène Goudreau, secrétaire de la Faculté de génie.

Cette dernière, dont la faculté a piloté le prototype du SYGES, tient à louanger le travail accompli au niveau informatique : «L'équipe du Service des technologies de l'information dirigée par Nathalie Vanasse a été d'une patience et d'une compétence qu'il faut vraiment souligner. Serge Roy, en particulier, a toujours tenté de répondre à nos attentes. Nathalie et lui avaient toujours des solutions à proposer lorsque la technologie ne permettait pas de nous donner tout ce qu'on aurait voulu avoir “tout de suite”.»

Hélène Goudreau explique à quel point l'outil est rapidement devenu essentiel : «Le SYGES permet une gestion fine des dossiers des étudiantes et étudiants inscrits aux études supérieures recherche. Les alarmes qui y sont intégrées, par exemple, nous donnent la possibilité d'éviter le dépassement des différentes étapes qui jalonnent le parcours des étudiants. Le SYGES permet aussi de produire des rapports, facilitant la tenue des statistiques. En fait, alors qu'avant, la commis aux affaires académiques devait construire plusieurs outils de suivi des dossiers étudiants, multipliant ainsi le risque d'erreurs, le SYGES contient toutes les informations pertinentes et est en lien direct avec le SIIG. Un seul coup d'œil au dossier d'un étudiant dans le SYGES suffit pour avoir une vue d'ensemble ou détaillée de toute l'information qui le concerne. La saisie est simple, l'outil est convivial et l'interface est agréable. On ne pourrait plus s'en passer et on attend avec impatience les prochains développements.»

Et le calendrier de ces développements passe par l'achèvement de la phase 1 avec certaines améliorations demandées par les facultés. Il sera ensuite temps de passer aux phases 2 et 3 du projet. En phase 2, on souhaite intégrer un outil permettant de dresser un portrait du soutien financier accessible à l'étudiant. Quant à la phase 3, elle vise la gestion des programmes et des activités pédagogiques, ce qui permettrait le suivi d'un véritable parcours de formation personnalisé à chaque étudiant.